Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 juillet 2026

La présente politique de confidentialité a pour objet d’expliquer de manière claire comment KOIOS collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du site internet, des échanges avec les visiteurs, prospects et clients, ainsi que des prestations d’assistance informatique, de maintenance, de diagnostic, de cybersécurité et d’accompagnement technique.

Cette politique complète les Mentions légales, les Conditions Générales de Vente et la page RGPD disponibles sur le site KOIOS.

KOIOS attache une importance particulière à la confidentialité, à la sécurité et à la discrétion des informations qui lui sont confiées, notamment dans le cadre d’interventions informatiques pouvant impliquer l’accès à des environnements professionnels ou personnels.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Entreprise individuelle KOIOS
Représentée par SANCHEZ Raphaël
Siège social : 8 rue du Puits Juif, 13100 Aix-en-Provence
SIRET : 53040293200038
RCS Marseille : 221300015
Code NAF : 6201Z – Programmation informatique

Non assujetti à la TVA, article 293 B du Code général des impôts

Contact :
E-mail : info@koios.fr

Téléphone fixe : 04 89 81 06 59

Téléphone mobile : 06 51 95 30 73

Courrier : KOIOS, 8 rue du Puits Juif, 13100 Aix-en-Provence

Conformément à l’article 37 du RGPD, KOIOS n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données compte tenu de sa taille, de son statut et de la nature des traitements effectués. Le suivi de la conformité RGPD est assuré directement par le responsable de l’entreprise.

2. Données personnelles collectées

KOIOS collecte uniquement les données nécessaires à la gestion de ses demandes, de ses prestations, de sa relation client et du bon fonctionnement de son site internet.

Selon les cas, les données collectées peuvent comprendre :

  • identité : nom, prénom ;
  • coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale ;
  • informations professionnelles : société, fonction, secteur d’activité, taille de l’organisation ;
  • informations transmises via le formulaire de contact ou par e-mail ;
  • informations nécessaires à l’établissement d’un devis, d’une facture ou d’un contrat ;
  • informations liées aux interventions : type d’appareil, système d’exploitation, configuration, logiciels, messages d’erreur, journaux techniques, historique d’intervention, rapports de maintenance ou de diagnostic ;
  • données de paiement nécessaires à la transaction, traitées par les prestataires de paiement concernés ;
  • données de navigation : pages consultées, date et heure de visite, type de navigateur, terminal utilisé, interactions avec le site, selon les cookies et traceurs acceptés.

KOIOS ne demande pas de données sensibles via son site internet. Il est recommandé de ne pas transmettre de mots de passe, données bancaires, documents sensibles, données médicales ou informations confidentielles par formulaire ou par e-mail non sécurisé, sauf demande explicite de KOIOS et nécessité liée à une intervention.

3. Cas particulier des interventions informatiques

Dans le cadre de ses prestations d’assistance informatique, de diagnostic, de maintenance, de sauvegarde, de restauration, de cybersécurité ou d’accompagnement technique, KOIOS peut être amené à accéder directement ou indirectement à certains systèmes, fichiers, comptes, messageries, serveurs, équipements ou environnements numériques du client.

Cet accès est strictement limité à ce qui est nécessaire à la réalisation de la prestation demandée. KOIOS s’engage à ne pas consulter, copier, extraire, conserver ou utiliser les données accessibles pendant une intervention au-delà de ce qui est nécessaire à l’exécution de la mission confiée.

Lorsque KOIOS intervient pour le compte d’un client professionnel sur des données dont ce client détermine les finalités et les moyens, KOIOS peut agir en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Dans ce cas, les obligations respectives de KOIOS et du client peuvent être précisées par contrat, devis, conditions particulières, accord de sous-traitance ou tout autre document contractuel adapté.

Les accès temporaires, identifiants ou mots de passe éventuellement nécessaires à une intervention doivent être transmis par un moyen approprié et, lorsque cela est possible, modifiés, révoqués ou désactivés à la fin de l’intervention.

4. Finalités et bases légales des traitements

KOIOS traite les données personnelles pour les finalités suivantes :

 

Finalité

Base légale

Répondre à une demande envoyée via le site, par e-mail ou par téléphone

Mesures précontractuelles ou intérêt légitime

Établir un devis, préparer une intervention ou conseiller le client

Mesures précontractuelles

Réaliser une prestation d’assistance, de diagnostic, de maintenance, de cybersécurité ou d’accompagnement informatique

Exécution d’un contrat

Assurer le suivi client, le suivi des interventions et la qualité de service

Exécution du contrat ou intérêt légitime

Gérer les contrats de maintenance annuelle

Exécution d’un contrat

Émettre les factures, gérer les paiements et les obligations comptables

Obligation légale

Conserver les éléments nécessaires en cas de litige, impayé ou contestation

Intérêt légitime ou obligation légale

Assurer la sécurité du site, des outils et des systèmes utilisés

Intérêt légitime

Envoyer des informations professionnelles ou communications liées aux services KOIOS

Consentement ou intérêt légitime selon le contexte

Mesurer l’audience du site et améliorer son fonctionnement

Consentement, sauf traceurs strictement nécessaires ou exemptés selon les règles applicables

5. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les données demandées dans les formulaires ou lors des échanges avec KOIOS sont nécessaires lorsqu’elles permettent de répondre à une demande, d’établir un devis, de préparer une intervention, d’assurer une prestation ou de respecter une obligation légale.

À défaut de fournir les informations nécessaires, KOIOS pourrait ne pas être en mesure de répondre correctement à la demande ou d’exécuter la prestation sollicitée.

Les autres informations sont facultatives.

6. Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont destinées uniquement à KOIOS et, lorsque cela est nécessaire, aux prestataires strictement utiles au fonctionnement du site, à la gestion administrative, au paiement, à la relation client ou à l’exécution des prestations.

Peuvent notamment être destinataires des données, dans la limite de leurs missions respectives :

  • le responsable de KOIOS ;
  • les prestataires techniques du site internet ;
  • l’hébergeur du site ;
  • les outils de relation client, de facturation, de formulaire ou de suivi administratif ;
  • les prestataires de paiement ;
  • le comptable ou les conseils professionnels de KOIOS, le cas échéant ;
  • les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

KOIOS ne vend pas les données personnelles collectées et ne les transmet pas à des tiers à des fins commerciales propres sans base légale appropriée.

7. Hébergement du site

Le site KOIOS est hébergé par :

o2switch

222-224 Boulevard Gustave Flaubert

63000 Clermont-Ferrand, France

Téléphone : 04 44 44 60 40

E-mail : support@o2switch.fr

8. Sous-traitants et outils utilisés

KOIOS peut utiliser différents outils et prestataires pour assurer le fonctionnement de son activité, notamment pour l’hébergement, la sécurité, la gestion client, la facturation, les paiements, les formulaires, la maintenance ou l’analyse d’audience.

Selon les services concernés, KOIOS peut notamment utiliser :

  • o2switch pour l’hébergement du site ;
  • Zoho pour certains outils de gestion, CRM, formulaires, facturation ou automatisations ;
  • SumUp pour certains paiements ;
  • Scaleway pour certaines infrastructures techniques ou solutions locales/souveraines ;
  • Synology / Nextcloud pour certains usages de stockage, sauvegarde ou gestion de fichiers ;
  • Google Analytics, uniquement selon les paramètres de consentement applicables, pour la mesure d’audience du site

Ces prestataires n’ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à l’exécution de leur mission. KOIOS veille, dans la mesure du possible, à choisir des prestataires présentant des garanties appropriées en matière de confidentialité, de sécurité et de conformité au RGPD.

9. Transferts hors Union européenne

KOIOS privilégie les solutions situées en France ou dans l’Union européenne lorsque cela est possible.

Lorsque certains outils ou prestataires peuvent impliquer un transfert de données hors de l’Union européenne, KOIOS veille à ce que ce transfert repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou toute autre garantie appropriée.

À ce jour, KOIOS ne réalise pas de transfert systématique hors Union européenne dans le cadre de ses activités principales.

 

10. Durées de conservation

KOIOS conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis les supprime, les anonymise ou les archive lorsque leur conservation active n’est plus justifiée.

À titre indicatif :

Catégorie de données

Durée de conservation

Demandes reçues via formulaire, e-mail ou téléphone n’ayant pas donné lieu à contrat

Jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact

Données de prospects professionnels

Jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact ou de la collecte, sauf opposition

Données clients nécessaires à la relation contractuelle

Pendant la durée de la relation contractuelle

Données clients utilisées pour le suivi commercial

Pendant la relation commerciale, puis jusqu’à 3 ans après la fin de cette relation, sauf opposition

Données liées aux interventions techniques

Durée nécessaire à l’intervention et au suivi, jusqu’à 3 ans maximum sauf obligation légale ou nécessité de preuve

Rapports de maintenance, historiques d’intervention, documents contractuels

Durée du contrat puis durée nécessaire à la preuve de la prestation

Devis, contrats, bons d’intervention, échanges liés à une prestation

Jusqu’à 5 ans après la fin de la relation contractuelle, sauf durée légale différente

Factures et pièces comptables

Facture 10 ans conformément aux obligations comptables et fiscales

Données de paiement

Durée nécessaire à la transaction, sauf obligations légales applicables au prestataire de paiement

Données techniques de sécurité et journaux de connexion

Durée nécessaire à la sécurité et au bon fonctionnement du site

Cookies de consentement

En principe 6 mois

Cookies de mesure d’audience

Selon la durée indiquée dans l’outil de gestion du consentement et les règles applicables

Les données sensibles ou confidentielles éventuellement accessibles lors d’une intervention ne sont conservées que si cela est strictement nécessaire à la prestation, au suivi, à la sécurité ou à une obligation légale.

11. Sécurité et confidentialité

KOIOS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment inclure :

  • l’utilisation du protocole HTTPS/TLS sur le site ;
  • la limitation des accès aux seules personnes autorisées ;
  • le principe du moindre privilège ;
  • la sécurisation des comptes et outils professionnels ;
  • la mise à jour régulière des systèmes et logiciels ;
  • l’effacement des données temporaires lorsque cela est possible ;
  • la sauvegarde et la protection des environnements techniques concernés ;
  • la vigilance particulière lors des interventions à distance ou sur site.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, KOIOS invite les utilisateurs et clients à transmettre uniquement les informations nécessaires et à éviter l’envoi de données sensibles par des moyens non sécurisés.

12. Cookies et traceurs

Le site KOIOS peut utiliser des cookies ou traceurs.

Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site et ne nécessitent pas le consentement de l’utilisateur. Il peut s’agir, par exemple, de cookies techniques, de sécurité, de fonctionnement du formulaire ou de mémorisation des choix relatifs aux cookies.

D’autres cookies, notamment les cookies statistiques, peuvent nécessiter le consentement préalable de l’utilisateur.

Le site peut utiliser des cookies statistiques Google Analytics afin de mesurer la fréquentation du site, les pages consultées, les clics vers les moyens de contact et les interactions avec le formulaire. Ces données ne sont pas utilisées à des fins de publicité ciblée, de profilage ou de remarketing.

Lors de la première visite, un bandeau ou module de gestion du consentement permet d’accepter, de refuser ou de personnaliser les cookies non essentiels.

L’utilisateur peut modifier ses choix à tout moment via le bouton ou lien « Gérer mes cookies » disponible sur le site.

Le refus des cookies non essentiels n’empêche pas l’accès au site.

13. Prospection et communications professionnelles

KOIOS peut envoyer des communications professionnelles à ses clients ou prospects lorsque celles-ci sont liées à ses services et présentent un intérêt légitime pour le destinataire, notamment dans un contexte B2B.

Lorsque le consentement est requis, notamment pour certaines communications promotionnelles ou newsletters, celui-ci est recueilli préalablement.

Toute personne peut s’opposer à tout moment à la réception de communications de prospection en écrivant à : info@koios.fr.

KOIOS ne partage pas sa base de contacts avec des tiers à des fins de prospection commerciale propre.

14. Données des mineurs

Le site KOIOS n’est pas destiné aux personnes mineures.

KOIOS ne collecte pas délibérément de données relatives à des mineurs. Si une telle collecte devait être constatée, la personne concernée ou son représentant légal peut contacter KOIOS afin de demander la suppression des données concernées.

15. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée dispose des droits suivants :

  • droit d’accès à ses données ;
  • droit de rectification ;
  • droit d’effacement ;
  • droit à la limitation du traitement ;
  • droit d’opposition, notamment à la prospection ;
  • droit à la portabilité des données, lorsque ce droit est applicable ;
  • droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur le consentement ;
  • droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou significatifs ;
  • droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

KOIOS ne prend pas de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs à l’égard des personnes concernées.

Pour exercer ces droits, il suffit de contacter KOIOS :

E-mail : info@koios.fr

Courrier : KOIOS, 8 rue du Puits Juif, 13100 Aix-en-Provence

Téléphone : 04 89 81 06 59

KOIOS pourra demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Une réponse sera apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou de nombre important de demandes, conformément au RGPD.

16. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

17. Liens vers des sites tiers

Le site KOIOS peut contenir des liens vers des sites tiers.

KOIOS n’est pas responsable du contenu, de la sécurité ou des pratiques de confidentialité de ces sites externes.

Il est recommandé de consulter la politique de confidentialité de chaque site visité.

18. Mise à jour de la présente politique

KOIOS peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, techniques, organisationnelles ou des services proposés.

La version applicable est celle publiée sur le site à la date de consultation.