Règlement Général sur la Protection des Données

Version 1.0  •  22 juin 2026

Sommaire

1. Introduction et engagement de KOIOS

Le présent Plan de Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement (UE) 2016/679) formalise l’engagement de KOIOS Assistance Informatique à garantir la protection, la confidentialité et la souveraineté des données personnelles traitées dans le cadre de ses activités.

KOIOS est une micro-entreprise (TPE) spécialisée dans les services informatiques de proximité à Aix-en-Provence et dans les Bouches-du-Rhône (13). Nos prestations couvrent la maintenance et la réparation de PC et Mac, les réseaux et serveurs, les sauvegardes sécurisées, la cybersécurité, ainsi que le développement et le déploiement de solutions d’intelligence artificielle locale et souveraine pour les TPE/PMI et les particuliers, avec une attention particulière portée aux seniors.

Notre approche privilégie systématiquement les solutions locales, offline et hébergées en France ou dans l’Union européenne (Scaleway, infrastructure souveraine), afin de minimiser les transferts de données et de renforcer la confiance de nos clients. Ce plan s’inscrit dans une démarche continue d’amélioration, proportionnée à la taille de notre structure et aux risques inhérents à nos activités.

2. Périmètre et responsable de traitement

Responsable de traitement :

KOIOS Assistance Informatique, représentée par son gérant, Raphael Sanchez. Siège social : 8 rue du Puits Juif, 13100 Aix-en-Provence. SIRET et coordonnées complètes disponibles sur demande ou sur koios.fr.

Délégué à la protection des données (DPO) :

Conformément à l’article 37 du RGPD, KOIOS n’est pas tenue de désigner un DPO, étant donné son statut de micro-entreprise et la nature de ses traitements. Le gérant assure directement la veille et la conformité RGPD. Contact dédié : info@koios.fr.

Rôle de sous-traitante :

Selon les cas, KOIOS peut agir en tant que sous-traitante au sens de l’article 28 du RGPD, lorsqu’elle traite des données personnelles pour le compte de ses clients (ex. : hébergement de données sur NAS, gestion de systèmes informatiques contenant des données clients). Dans ce cas, un contrat de sous-traitance est conclu avec le responsable de traitement pour définir les modalités et garanties du traitement.

Activités de traitement concernées :

  • Gestion de la relation client, contrats de maintenance annuelle (particuliers/seniors et TPE/PMI) et suivi des interventions.
  • Prestations techniques : diagnostics, réparations, configuration de réseaux/serveurs/NAS, mises en place de solutions de sauvegarde et de cybersécurité.
  • Services d’IA locale souveraine et automatisations (modèles self-hosted sur infrastructure GPU française, intégrations Zoho, Nextcloud, reporting automatisé).
  • Facturation, paiements et suivi administratif via intégrations Zoho Books et SumUp.
  • Communication et visibilité (formulaires de contact sur koios.fr, Google Business Profile, documents commerciaux).

3. Registre des activités de traitement (Art. 30 RGPD)

Conformément à l’article 30 du RGPD, KOIOS tient à jour un registre interne des activités de traitement. Voici un résumé des principaux traitements mis en œuvre :

Activité de traitement

Finalité principale

Base légale

Catégories de données

Catégories de destinataires (Art. 30)

Durée de conservation

Gestion clients & contrats de maintenance

Fourniture des services, suivi interventions, facturation récurrente

Exécution du contrat + intérêt légitime

Identité, coordonnées, détails appareils, historique interventions, infos paiement

Gérant KOIOS, comptable, prestataires de paiement

Durée contrat + 5 ans (obligations comptables/
fiscales)

Interventions techniques & support

Diagnostic, réparation, configuration systèmes

Exécution du contrat

Infos hardware/software, logs diagnostics, données de contact

Gérant KOIOS uniquement

Durée de l’intervention + 3 ans maximum (sauf conservation légale)

Services IA locale & automatisations

Productivité interne, reporting maintenance, secrétariat IA souverain

Intérêt légitime (interne) + exécution du contrat (services clients)

Données minimisées, souvent pseudonymisées ou locales

Gérant KOIOS, hébergeur Scaleway (infra GPU France uniquement)

Selon finalité, max 3 ans ou durée nécessaire au service

Facturation & paiements (Zoho + SumUp)

Émission factures, encaissement, suivi comptable

Exécution du contrat + obligation légale

Identité, coordonnées, données de transaction

Gérant KOIOS, comptable, Zoho Corporation, SumUp

10 ans (obligations fiscales et comptables)

Communication & visibilité

Réponse aux demandes, information sur services, prospection ciblée

Consentement (marketing) ou intérêt légitime (réponse demandes)

Coordonnées, préférences de communication

Gérant KOIOS, prestataires d’emailing

Jusqu’à désinscription + 3 ans maximum

Note importante : KOIOS applique systématiquement les principes de minimisation des données, de limitation des finalités et de protection par défaut. Les données sensibles (ex. : documents personnels fournis lors d’une réparation) ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à la prestation et ne sont jamais utilisées à d’autres fins sans consentement explicite.

4. Droits des personnes concernées et modalités d'exercice

Conformément au RGPD, toute personne dont les données sont traitées par KOIOS bénéficie des droits suivants. Ces droits peuvent être exercés gratuitement, sauf demande manifestement infondée ou excessive.

  • Droit d’accès : Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
  • Droit de rectification : Demander la correction des données inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : Demander la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD.
  • Droit à la limitation du traitement : Demander la suspension temporaire du traitement dans certains cas.
  • Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, ou les transmettre à un autre responsable de traitement.
  • Droit d’opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes, notamment au marketing direct.
  • Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée : Vous opposer à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative (Art. 22 RGPD). KOIOS ne procède à aucune décision entièrement automatisée sans intervention humaine.
  • Droit de réclamation : Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL – www.cnil.fr) si vous estimez que le traitement de vos données constitue une violation du RGPD.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez nous contacter par l’un des moyens suivants. Nous nous engageons à répondre dans un délai maximal d’un mois (30 jours), prorogeable de deux mois en cas de complexité. Une pièce d’identité pourra être demandée pour vérifier votre identité.

  • Par email : info@koios.fr (recommandé) ou via le formulaire de contact sur koios.fr
  • Par téléphone : 04 89 81 06 59
  • Par courrier : KOIOS Assistance Informatique, 8 rue du Puits Juif, 13100 Aix-en-Provence

5. Mesures de sécurité et protection des données

KOIOS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, conformément à l’article 32 du RGPD.

5.1 Mesures techniques

  • Chiffrement des communications (TLS/HTTPS) pour tous les échanges avec nos systèmes et partenaires.
  • Stockage sécurisé sur NAS Synology avec chiffrement au repos, sauvegardes automatisées locales et distantes, et tests réguliers de restauration.
  • Infrastructure IA locale et souveraine : modèles self-hosted (Qwen, DeepSeek, Llama/Mistral via Ollama/vLLM) sur serveurs GPU Scaleway localisés en France.
  • Contrôle d’accès rigoureux (RBAC), authentification forte et principe du moindre privilège.
  • Réseau sécurisé : WiFi 7 mesh avec backhaul filaire, pare-feu, mises à jour régulières des équipements et logiciels.

5.2 Mesures organisationnelles

  • Sensibilisation continue du gérant aux bonnes pratiques de protection des données et de cybersécurité.
  • Politique de mot de passe robuste et gestion sécurisée des accès aux outils (Zoho, Nextcloud, Scaleway).
  • Minimisation des données collectées lors des interventions techniques ; effacement des données temporaires après la prestation lorsque cela est possible.
  • Procédure interne de réponse aux incidents et violations de données (voir section 7).

6. Sous-traitants et transferts de données

KOIOS s’assure que tous ses sous-traitants offrent des garanties suffisantes en matière de protection des données. Des contrats de sous-traitance (Data Processing Agreements) sont en place ou en cours de formalisation avec les principaux partenaires.

Principaux sous-traitants :

  • Scaleway (groupe Iliad) : Hébergement VPS GPU pour solutions IA self-hosted – Infrastructure localisée en France, conformité RGPD et souveraineté numérique.
  • Zoho Corporation : Outils CRM, Books, Forms et automatisations – DPA disponible, centres de données dans l’UE.
  • SumUp : Solutions de paiement – Conformité PCI-DSS et RGPD, traitement sécurisé des transactions.
  • Autres : Synology (NAS), fournisseurs de matériel informatique et Nextcloud (instance auto-hébergée ou contrôlée).

Transferts hors Union européenne : KOIOS privilégie les prestataires européens ou français. Tout transfert éventuel hors UE fait l’objet d’une évaluation et de garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne, certifications, etc.). À ce jour, aucun transfert systématique hors UE n’est réalisé dans le cadre de nos activités principales.

7. Procédure de gestion des violations de données personnelles

En cas de violation de données personnelles (perte, altération, divulgation non autorisée, etc.), KOIOS applique la procédure suivante, conforme aux articles 33 et 34 du RGPD :

  1. Détection et signalement interne immédiat au responsable de traitement.
  2. Évaluation rapide de la nature de la violation, des données concernées et du risque pour les droits et libertés des personnes.
  3. Notification à la CNIL dans un délai maximal de 72 heures après avoir pris connaissance de la violation, lorsque celle-ci est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes.
  4. Information des personnes concernées sans délai injustifié si le risque pour leurs droits et libertés est élevé.
  5. Documentation complète de l’incident, des mesures prises et des actions correctives mises en œuvre.
  6. Analyse post-incident et mise à jour des mesures de sécurité pour prévenir toute récidive.

8. Formation, sensibilisation et amélioration continue

Bien que KOIOS soit une micro-entreprise, nous accordons une importance particulière à la formation et à la veille réglementaire :

  • Veille régulière sur les publications de la CNIL, les évolutions législatives et les recommandations en matière de cybersécurité et d’IA.
  • Auto-évaluation annuelle du plan de conformité et mise à jour en cas de nouveau service (ex. : déploiement de KOIOS Relais, nouveaux outils de reporting automatisé, services seniors premium).
  • Intégration des exigences RGPD dans les processus métier : mentions légales et politique de confidentialité à jour sur koios.fr, consentements tracés pour les communications marketing, clauses contractuelles adaptées.
  • Formation continue du gérant via des ressources fiables (CNIL, formations en ligne certifiantes, veille professionnelle).

 

9. Conclusion et perspectives

Ce Plan de Conformité RGPD traduit l’engagement concret de KOIOS Assistance Informatique à placer la protection des données personnelles et la souveraineté numérique au cœur de ses services. Il constitue un socle vivant, qui sera revu et enrichi régulièrement pour accompagner le développement de nos activités (IA locale, KOIOS Relais, maintenance premium pour seniors) et pour répondre aux évolutions du cadre réglementaire européen.

La transparence, la minimisation des données et le choix de solutions locales et européennes constituent nos principaux leviers de confiance auprès de nos clients TPE/PMI et particuliers/seniors.

Pour toute question relative à ce plan ou à l’exercice de vos droits, nous vous invitons à nous contacter aux coordonnées indiquées en couverture.

Validation du document

Document établi le 22 juin 2026 par KOIOS Assistance Informatique.

Prochaine revue prévue : juin 2027 ou en cas de modification substantielle des activités ou du cadre réglementaire.